O funcionamento de uma empresa também depende de atividades-meio como as realizadas pelos departamentos de recursos humanos, contabilidade, serviços gerais, etc. São atividades imprescindíveis e comuns a qualquer empresa, independente do seu objeto social. Justamente por isso, empresas interligadas podem concentrar essas atividades em uma delas, rateando as despesas entre todas. Em certos casos, essa medida se justifica porque, além de reduzir despesas, racionaliza a atividade administrativa.
Sob o ponto de vista fiscal, a centralização de atividades administrativas é admitida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (SRFB) e – desde que atendidas certas condições – a operação é tributariamente neutra. Noutras palavras, os recursos recebidos pela empresa que concentra as atividades não se sujeitarão a incidência de tributos, como o IRPJ, a CSLL, o PIS e a COFINS. Por outro lado, se a empresa que efetua o repasse for optante pelo lucro real, as despesas serão dedutíveis do IRPJ e CSLL e poderão gerar créditos de PIS e COFINS.
A posição favorável ao rateio de despesas comuns encontra-se na Solução de Divergência – Cosit nº 23/2013. A neutralidade tributária da operação depende da existência previa de um convênio assinado pelas empresas participantes, estabelecendo de forma clara e objetiva, os critérios de participação no rateio das despesas. Além disso, só poderão ser rateados os gastos comprovadamente incorridos desde que necessários e normais para o funcionamento das empresas.
Após o ressarcimento dos custos, cada empresa poderá contabilizar o respectivo encargo como despesa incorrida para fins de IRPJ/CSLL. A empresa centralizadora deverá contabilizar apenas a parcela correspondente ao seu efetivo encargo. Quanto aos créditos de PIS/COFINS, nem todas as despesas permitirão o aproveitamento de créditos, somente aquelas que a legislação reconhece como geradoras de crédito, assim, por exemplo, as despesas com salários e encargos dos empregados não geram créditos. Além disso, o montante dos créditos deve ser distribuído entre as empresas segundo os mesmos critérios utilizados para o rateio das despesas.
A centralização das atividades administrativas comuns se justifica quando dela resulte maior racionalidade e redução de despesas. Mas não se deve esperar economia tributária dessa operação. Devido a sua neutralidade, no caso de um grupo formado exclusivamente por empresas optantes pelo lucro presumido, os repasses à empresa centralizadora não serão computados para efeitos de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS e as demais empresas registrarão a despesa rateada. Caso o grupo seja formado por empresas optantes pelo lucro real, além da centralizadora não computar os repasses, todas poderão deduzir as despesas e apropriar-se dos créditos de PIS/COFINS.
Por Atílio Dengo, Advogado Tributarista, Doutor em Direito Tributário e Professor Universitário.