Para os agentes da Fazenda Pública, operações de fiscalização in loco fazem parte da sua rotina diária e são consideradas atividades corriqueiras. Não se pode dizer o mesmo com relação à empresa submetida ao procedimento. Embora se trate de um evento de ocorrência provável, para o contribuinte uma operação de fiscalização é sempre um evento inesperado que ocasiona tensão e prejudica a produtividade da organização. Conscientes disso, muitos fiscais atuam de forma contida e discreta. Nessas situações, concede-se um prazo para que a empresa forneça a documentação requisitada.
Porém, nem sempre é assim. Quando a fiscalização é pouco qualificada não é incomum a pratica de ilegalidades que vão desde a invasão de domicilio até a apreensão de dados e objetos pessoais. Nas próximas linhas, apresentaremos alguns procedimentos que ajudam a conter esses abusos.
As melhores práticas nessa área demonstram que a empresa deve nomear uma pessoa que a representará em todas essas ocasiões. Diante de um procedimento de fiscalização, essa pessoa receberá a equipe de fiscais acomodando-os em um ambiente que ofereça condições para o desempenho do seu trabalho. Nesse momento, os integrantes da equipe de fiscalização deverão apresentar a sua identidade funcional. Além de medida de segurança, a identificação funcional é uma obrigação legal imposta aos agentes do fisco.
Após a identificação, o representante da empresa deve solicitar ao fiscal responsável que entregue o Termo de Início do Procedimento de Fiscal (ou documento equivalente). É esse documento que confere aos agentes o poder de fiscalizar a empresa. Pela leitura do termo de início da ação fiscal, o representante da empresa identificará o objeto da fiscalização, ou seja, que tributo e quais exercícios serão fiscalizados. Essa informação é de grande importância; primeiro, porque ela permite que a empresa contribua oferecendo os documentos pertinentes; segundo, porque ela estabelece quais são os poderes dos agentes fiscais. Como regra, os poderes conferidos a essas autoridades encontram limite nas funções que elas irão desempenhar. Por exemplo, o agente de fiscalização que recebe a tarefa de verificar se uma empresa está recolhendo corretamente o ICMS, terá poderes para vistoriar mercadorias e requisitar os livros, arquivos e documentos que são de uso obrigatório dos contribuintes do ICMS. Por outro lado, se a sua função for fiscalizar o Imposto sobre serviços, o agente só terá poderes para examinar os serviços ou documentos relacionados ao ISS.
O Código Tributário Nacional determina que os agentes fiscais podem requisitar o auxílio de força pública sempre que forem vítimas de embaraço ou desacato. Há embaraço à fiscalização quando um fiscal está exercendo as suas funções de acordo com os poderes que possui e o fiscalizado o impede de agir. Por isso é tão importante a leitura do termo de início do procedimento fiscal, ele determina o objeto da fiscalização e com ele os poderes do fiscal. Vale dizer, os limites de sua ação. Um agente fiscal que exige o fornecimento de elementos que, por sua natureza, não mantenham relação direta com o objeto da fiscalização está extrapolando os poderes de fiscalizar. Assim, por exemplo, diante de um procedimento de fiscalização de ICMS, os agentes têm o direito de vistoriar o estoque de mercadorias da empresa, mas eles não têm o direito de investigar a caixa de e-mails dos funcionários da empresa ou o conteúdo do disco rígido de um computador. Neste último caso porque – por natureza – tanto e-mails, quanto outros conteúdos de um computador não têm relação direta com a venda de mercadorias. Em tais situações, a empresa poderá negar o fornecimento do material sem receio de que isso caracterize embaraço à autoridade fiscal.
Ao termino da fiscalização, os agentes produzirão o Termo de Encerramento do Procedimento Fiscal. Trata-se de um relatório com os fatos ocorridos durante o procedimento. Se o representante da empresa entender que ocorreram fatos com abuso de direito, ele deve exigir o registro dos mesmo no relatório.
Por Atílio Dengo, Advogado Tributarista, Doutor em Direito Tributário e Professor Universitário.